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La newsletter è uno strumento semplice ed economico per mantenere un filo diretto con i vostri contatti: clienti, potenziali clienti (per esempio tutti quelli che ci hanno richiesto un'informazione senza poi effettuare un acquisto), partner, ecc...

I sistemi professionali per la gestione delle newsletter offrono le seguenti funzionalità:

• Pianificazione: la newsletter, come ogni altra forma di comunicazione periodica (giornali, telegiornali, riviste), deve rispettare una calendarizzazione definita; gli strumenti per la gestione delle newsletter possono essere d'aiuto nel controllo della pianificazione e dell'associazione delle varie newsletter alle campagne di comunicazione.
• Gestione di più elenchi di destinatari, selezionabili in funzione di particolari caratteristiche degli stessi (es. aree di interesse)
• Gestione di più templates grafici da utilizzarsi, di volta in volta, in funzione delle specifiche esigenze di comunicazione: è importante che le newsletter informative e commerciali che vengono inviate abbiano un'immagine professionale e coordinata con le altre forme di comunicazione adottate dall'azienda (sito Internet, cataloghi e presentazioni cartacee, ecc...).
• Gestione della coda di invio: per poter inviare una newsletter a migliaia di contatti, il software che gestisce l'invio deve occuparsi di "smaltire" la coda di invio, consentendo un controllo sullo stato.
• Statistiche quantitative sullo stato dell'invio: il sistema deve consentire il monitoraggio sui seguenti parametri:
  > numero ed elenco dettagliato delle e-mail inviate con successo
  > numero ed elenco dettagliato delle e-mail rifiutate dai server di destinazione (es. casella postale inesistente, casella piena, ecc...); questi sono i cosidetti bounce
  > numero ed elenco dettagliato delle e-mail lette dal destinatario
  > numero ed elenco dettagliato delle e-mail che hanno ricevuto dei click sui link contenuti e dettagli dei link

In altre parole deve essere possibile determinare: a chi è stata spedita la newsletter, chi l'ha letta, chi vi ha cliccato sopra, su quali link ed a quale ora !

• Gestione dell'opt-out. Ogni newsletter, per legge (D.Lgs 196/03) deve contenere una chiara indicazione delle modalità per richiedere la cancellazione della propria iscrizione. Il sistema di invio delle newsletter deve poter gestire, in maniera automatica, questo aspetto. L'attività di opt-in può essere gestita in vari modi, in funzione del tipo di pubblico al quale ci si rivolge: ad esempio, può essere raccolto l'indirizzo e-mail e l'autorizzazione ad usarlo, nell'ambito delle attività del punto vendita e delle attività commerciali tradizionali.

Considerata l'importanza di poter tracciare le comunicazioni verso i contatti e le loro reazioni, alcuni sistemi CRM hanno integrato un modulo per l'invio di newsletter.